Aj LEAF pomáha Slovensku v aktuálnej situácii s epidémiou Covid-19. Zistite viac tu.

LEAF sprievodca virtuálnym onboardingovým procesom

Pri nástupe nového kolegu /stážistu do organizácie je zaužívaný štandardný onboarding proces.  Ale v situácii, keď sa fyzicky nenachádzame na pracovisku a nemáme možnosť interagovať s kolegami, je onboarding oveľa náročnejší.

Nový kolega nemá možnosť navnímať atmosféru organizácie, nemá priestor pýtať sa ad hoc otázky, odpozorovať kolegov pri práci alebo neformálne sa s nimi spoznať (napr. v kuchynke, v spoločných priestoroch..). Je potrebné mu vytvoriť také prostredie, ktoré mu umožní mať pocit, že je súčasťou tímu a organizácie. Musí mať istotu, že sa môže veľa pýtať, vyjasnovať si zadanie, kontaktovať kolegov alebo pridávať sa ku kolegom na neformálne online stretnutia.

Pred samotným nástupom je veľmi dôležité zistiť, ako je na takúto novú situáciu samotná organizácia pripravená – či má HR nastavený proces a aký typ podpory možno od HR očakávať. 

 

Naše odporúčania preverené v praxi

  1. Vyhradiť si na onboarding výrazne väčšiu časovú kapacitu

Virtuálny onboarding vyžaduje viac interakcie s novým zamestnancom/ stážistom. Nakoľko pre nového kolegu možnosť priebežne sa pýtať, spoznávať organizáciu a kolegov, odpozorovať situácie a riešenia zadaní nie je reálna, treba mu tieto informácie sprostredkovať. Vytvorte si na to extra čas a naplánujte si ho v kalendári.   

2. Pripravte onboardingový guide pre nového kolegu / stážistu 

Ak je možnosť, ideálne guide zašlite novému kolegovi vopred, aby mal možnosť navnímať organizáciu. Zároveň bude mať možnosť pripraviť sa na to, ako budú jeho prvé dni v práci vyzerať a vy máte možnosť manažovať jeho očakávania od začiatku. Oboznámte ho hneď na začiatku o kľúčových oblastiach, ktorým sa bude venovať ako aj o organizačných záležitostiach – akou formou a v akej intenzite budú prebiehať vaše vzájomné stretnutia, aká je vaša predstava o prezentovaní čiastkových zadaní a úloh, aká je pracovná doba a pod.

3.  Zabezpečte potrebné pracovné podmienky

Preverte, aké má nový kolega technické možnosti na prácu z domu – internetové pripojenie a techniku. Pripravte potrebné prístupy, techniku, kontakty tak, aby najneskôr v prvý deň nástupu mohol nový kolega bez problémov komunikovať a pracovať. Premyslite, ktoré prístupy mu môžete povoliť a ktoré z bezpečnostných alebo iných dôvodov poskytnúť nemôžete. Majte pripravené alternatívy, ako sa nový kolega môže dostať k materiálom (informáciám, dátam), s ktorými potrebuje pracovať – napríklad vytvorte miesto, kde mu potrebné materiály budete zdieľať.

4. Zaradiť do pracovného dňa spoločnú kávu, obed, neformálne rozhovory

Aspoň 1x denne si naplánujte s novým kolegom neformálne stretnutie, kedy má možnosť spoznať organizáciu a aj kolegov bližšie, pomôže mu to budovať si dôveru a otvorenosť. Ideálne je naplánovať si tento priestor fixne do kalendára. A neváhajte pozvať aj ostatných kolegov, aby sa pripojili. Je potrebné vytvoriť také prostredie, aby ostatní zamestnanci boli ústretoví a napríklad pozvali nového kolegu na neformálny online chat.

5. Intenzívne komunikujte, že je medzi vami nový kolega

V situácii, keď nového kolegu stretávate v kancelárii, na mítingu, v kuchynke, na chodbe väčšinou stačí, ak ho predstavíte kolegom na spoločnom mítingu, prípadne „obehnete“ kancelárie alebo ho prizvete na obed s kolegami.  Vo virtuálnom prostredí však potrebujete všetky tieto situácie nahradiť, a preto informácia o jeho nástupe musí byť oveľa viac zvýraznená a komunikovaná. Zašlite kolegom ešte pred jeho nástupom krátku informáciu o tom, že kto nový kolega je, na akú rolu nastupuje a pár viet o jeho kariére. Fotografia je v tejto situácii nevyhnutnosť, aby si ho zvyšok organizácie mohol vizualizovať. Taktiež mu dajte na spoločných mítingoch priestor, aby sa predstavil.

6. Povinné úvodné školenia online

Aby ste si mohli splniť zákonnú povinnosť a nový zamestnanec mohol absolvovať povinné školenia (napr. BOZP), využite možnosť absolvovať ich online. Na trhu dnes nájdete viacerých  poskytovateľov takýchto školení.

7. Vytvorte jednu komunikačnú platformu

V organizácii často využívate viacero komunikačných prostredí – mail, hangouts, teams…. Vopred si nastavte pravidlá, ktorý kanál využívate na aký typ komunikácie. Na bežnú operatívu odporúčame používať napríklad Teams či Hangouts, lebo umožňujú rýchlu interakciu. Na komunikáciu, ktorá si vyžaduje štruktúrovanejšiu odpoveď je vhodnejší mail.

8. V online prostredí je potrebné zadané úlohy novému kolegovi viackrát zopakovať

Keďže práca z domu neposkytuje takú interakciu ako práca v priestoroch organizácie, je potrebné sa uisťovať oveľa intenzívnejšie, či zamestnanec rozumie, čo sa od neho očakáva. Nový kolega bude určite súčasťou pracovných online stretnutí, kde sa dozvie množstvo nových informácii, avšak po skončení stretnutia ostane s týmto množstvom informácií sám. Môže byť pre neho náročné ich vstrebať, porozumieť im a pochopiť súvislosti. Preto je dôležité sa viackrát uistiť, či kolega zadaniu rozumie a vie, čo sa od neho očakáva,  v akej forme výstupu a v akom termíne.

9. Aspoň 1x denne zisťujte, ako sa nový kolega má

Toto je veľmi dôležité, aby popri uisťovaní sa, či kolega zadaniu rozumie, ste pochopili, ako sa cíti a ako mu môžete pomôcť. Ak nový kolega vie, že dostane pomocnú ruku a že sa o neho zaujímate, bude otvorenejší aj pri kladení otázok, čo mu pomôže lepšie pochopiť zdané úlohy.   Nenechávajte dlho nového kolegu „samého so sebou“, musí mať pocit, že kdekoľvek v organizácii dostane pomocnú ruku.

10. Vytvorte priestor na komunikáciu s ostatnými stakeholdermi

Vysvetlite, kto sú dôležití stakeholderi a s kým pri akých témach s nimi bude spolupracovať. Taktiež informujte stakeholderov o novom kolegovi a pokúste sa vytvoriť prostredie a atmosféru, kde cítiť podporu, aby nový kolega vedel, že sa na nich môže obrátiť, keď to bude potrebné.

11. Pripravte interaktívny dokument

Budú sa v ňom nachádzať všetky dôležité informácie, ktoré pomôžu kolegovi zorientovať sa v novom prostredí a zároveň budú slúžiť ako miesto, kde budete môcť vy alebo ostatní kolegovia vstupovať a dopĺňať informácie. Dokument by mal obsahovať tieto základné časti:

  • Organogram s fotkami zamestnancov

Počas obdobia, keď nový kolega nemá možnosť priradiť si k ľuďom tváre a ich role v organizácii veľmi pomôže, ak mu pripravíte vizuálnu pomôcku – štruktúru organizácie, prehľad o  jednotlivých tímoch a roliach. Tento materiál nahradí to, čo za štandardných okolností nový kolega spozná väčšinou počas prvých dní tým, že denne prichádza s kolegami do styku a príslušnosť kolegov k jednotlivým tímom si vie aj intuitívne priradiť napríklad podľa toho, ako sú ľudia rozmiestnení v kanceláriách.

  • Dôležité kontakty v rámci organizácie

Je dobré mať vopred pripravené dôležité kontakty, ktoré nový kolega bude potrebovať – nejedná sa iba o kontakty kolegov, ich mailové adresy a tel. čísla, ale v prípade, ak bude komunikovať s externým prostredím, je potrebné aby vedel, v akej situácii koho osloví.

  • Potrebné prístupy do systému

Ak budú všetky potrebné prístupy uložené na jednom mieste, uľahčí to prácu a určite aj ušetrí čas na oboch stranách, nakoľko sa vyhnete priebežným otázkam týkajúcim sa toho, čo kde nový kolega nájde. Jedná sa o rôzne admin. prístupy napríklad na  sociálne siete, intranet, google analytics, web a podobne.

  • Užitočné linky

To isté platí aj pre užitočné linky k online dokumentom na intranete alebo v informačnom systéme, linky k rôznym nástrojom alebo aplikáciám.

  • Zoznam úloh

Je vhodné mať vytvorený v dokumente priestor, kde môžete zadávať novému kolegovi úlohy na daný deň, týždeň, s možnosťou sledovania ich progresu a výsledku. Môžete si cez to priebežne spolu prechádzať počas vašich pravidelných online stretnutí.

  • Priestor pre zadávanie otázok

Je veľmi užitočné mať vytvorené jedno miesto, kde môže nový kolega zadávať otázky, toto miesto si sledujete a snažte sa na otázky vždy poskytnúť odpoveď.

 

Inšpirovať sa môžete napríklad takýmto dokumentom – https://docs.google.com/spreadsheets/d/1TMZCXD88xv-rjg215wgG3DxvOvdZ3ob3AaLFLqFMV-k/edit#gid=520944323